Thẩm Quyền Cấp Sổ Đỏ Lần Đầu Thay Đổi Thế Nào? Dịch vụ cấp đổi sổ đỏ Hà Nội

Bộ Nông nghiệp và Môi trường đã ban hành Quyết định 3380/QĐ-BNNMT năm 2025 quy định chi tiết về thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ). Theo quy định mới nhất, trình tự, hồ sơ cấp đổi sổ đỏ, thời hạn giải quyết và cơ quan thực hiện đã được hướng dẫn rõ ràng, tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính đất đai.

Bài viết dưới đây cập nhật thủ tục đổi sổ đỏ 2026 mới nhất, áp dụng theo Luật Đất đai và các nghị định hướng dẫn liên quan.

1. Các trường hợp phải cấp đổi Sổ đỏ năm 2026 theo quy định mới

Theo quy định pháp luật đất đai hiện hành, người sử dụng đất phải hoặc được thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) trong các trường hợp sau:

1️⃣ Sổ đỏ bị hư hỏng, rách, nhòe, ố

Khi Giấy chứng nhận đã cấp bị rách, mờ thông tin, hư hỏng không còn đảm bảo giá trị sử dụng thì người sử dụng đất có quyền yêu cầu cấp đổi Sổ đỏ mới.

2️⃣ Sổ đỏ cấp trước thời điểm áp dụng mẫu mới

Người sử dụng đất có nhu cầu đổi từ Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 01/8/2024 sang mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định mới.

3️⃣ Thay đổi thông tin về thửa đất do đo đạc lại

Bao gồm các trường hợp:

• Thay đổi diện tích thực tế

• Thay đổi kích thước cạnh thửa đất

• Thay đổi số hiệu thửa đất

• Điều chỉnh thông tin theo bản đồ địa chính mới

Đây là trường hợp phổ biến khi thực hiện đo đạc lập bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính.

4️⃣ Sổ đỏ cấp chung nhiều thửa đất, nay tách cấp riêng

Khi một Giấy chứng nhận ghi nhận nhiều thửa đất nhưng người sử dụng đất có nhu cầu tách riêng từng thửa để quản lý, chuyển nhượng hoặc thế chấp thì phải thực hiện thủ tục cấp đổi Sổ đỏ.

5️⃣ Một phần thửa đất bị thu hồi

Trường hợp Nhà nước thu hồi một phần diện tích đất ghi trên Giấy chứng nhận, người sử dụng đất phải thực hiện thủ tục cấp đổi để cập nhật lại diện tích còn lại.

6️⃣ Thay đổi thông tin chủ sử dụng đất

Bao gồm:

• Bổ sung tên cả vợ và chồng trên Sổ đỏ

• Sổ đỏ ghi “Hộ gia đình” nay muốn ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất

• Điều chỉnh thông tin nhân thân theo giấy tờ hợp lệ

7️⃣ Mục đích sử dụng đất thay đổi theo phân loại mới

Khi mục đích sử dụng đất trên Giấy chứng nhận cũ không còn phù hợp với quy định phân loại theo Luật Đất đai và các nghị định hướng dẫn mới, người sử dụng đất cần thực hiện thủ tục cấp đổi.

8️⃣ Sai lệch vị trí thửa đất so với thực tế

Nếu vị trí thửa đất ghi trên Sổ đỏ không khớp với thực địa thì cơ quan đăng ký đất đai sẽ kiểm tra và thực hiện cấp đổi theo quy định.

2. Hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất gồm những gì?

Khi thực hiện thủ tục đổi sổ đỏ, người sử dụng đất cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cấp đổi sổ đỏ như sau:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP).

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp (Sổ đỏ cũ).

• Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có yêu cầu đo đạc xác định lại diện tích, kích thước hoặc trong trường hợp cần trích đo địa chính).

Lưu ý:
Trường hợp hộ gia đình muốn ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất thì thông tin này phải thể hiện rõ trong đơn đăng ký biến động.

Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ cấp đổi sổ đỏ 2025 giúp rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính đất đai.

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp đổi Sổ đỏ

Cơ quan quyết định cấp đổi Giấy chứng nhận

• Văn phòng đăng ký đất đai: giải quyết đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài, doanh nghiệp FDI…

• Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai: giải quyết đối với cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài.

Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục

• Văn phòng đăng ký đất đai

• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai

Cơ quan phối hợp

• Cơ quan thuế (trong trường hợp phát sinh nghĩa vụ tài chính)

Đây là các cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính đất đai theo quy định mới nhất 2026.

4. Nơi nộp hồ sơ cấp đổi Sổ đỏ và cách thức nộp

Người dân có thể lựa chọn một trong các hình thức sau khi nộp hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất:

• Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công

• Nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai

• Nộp qua dịch vụ bưu chính

• Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công

• Nộp theo địa điểm thỏa thuận với Văn phòng đăng ký đất đai

Hình thức nộp hồ sơ linh hoạt giúp người dân dễ dàng thực hiện thủ tục đổi sổ đỏ online hoặc trực tiếp.

5. Thời hạn giải quyết thủ tục cấp đổi Sổ đỏ 2026

Thời hạn không quá 05 ngày làm việc

Áp dụng đối với các trường hợp:

• Đổi sổ đỏ cấp trước ngày 01/8/2024

• Sổ đỏ bị rách, hư hỏng, nhòe

• Sổ đỏ cấp chung nhiều thửa, nay tách riêng

• Một số thửa đất bị thu hồi

• Mục đích sử dụng đất không còn phù hợp với phân loại theo Luật Đất đai mới

• Sai vị trí thửa đất so với thực tế

• Bổ sung tên vợ và chồng trên Giấy chứng nhận

• Ghi đầy đủ thành viên hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất

Tại vùng miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa: không quá 15 ngày làm việc.

Thời hạn không quá 10 ngày làm việc

Áp dụng khi cấp đổi sổ đỏ do:

• Thay đổi diện tích

• Thay đổi kích thước cạnh thửa đất

• Thay đổi số hiệu thửa đất do đo đạc địa chính

Tại vùng khó khăn: tối đa 20 ngày làm việc.

Trường hợp cấp đổi đồng loạt theo dự án đo đạc bản đồ địa chính thì thời gian thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt.

6. Trình tự, các bước thực hiện thủ tục cấp đổi Sổ đỏ

Bước 1: Nộp hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận

Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Có thể:

• Nộp bản sao và xuất trình bản chính

• Nộp bản sao công chứng/chứng thực

• Nộp hồ sơ điện tử (đã số hóa từ bản chính)

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận:

• Kiểm tra tính đầy đủ hồ sơ

• Cấp Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả

• Yêu cầu bổ sung nếu thiếu

Nếu hồ sơ nộp tại Trung tâm hành chính công, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để xử lý.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp Sổ đỏ mới

Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện:

• Xác minh tình trạng hôn nhân (nếu cần bổ sung tên vợ/chồng)

• Kiểm tra thực địa (nếu vị trí đất sai lệch)

• Ký duyệt trích đo địa chính

• Gửi thông tin nghĩa vụ tài chính sang cơ quan thuế

• Cập nhật dữ liệu đất đai

• Cấp và trao Giấy chứng nhận mới

Trường hợp Sổ đỏ đang thế chấp

• Thông báo cho bên nhận thế chấp

• Ghi nhận đăng ký thế chấp vào Giấy chứng nhận mới

• Tổ chức trao Giấy chứng nhận cho 3 bên

• Thu hồi Sổ đỏ cũ để quản lý

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn thủ tục cấp đổi Sổ đỏ 2025 theo quy định mới nhất của Quyết định 3380/QĐ-BNNMT. Người dân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nộp đúng cơ quan có thẩm quyền và theo dõi thời hạn giải quyết để đảm bảo quyền lợi của mình.