Nhân viên văn phòng dần biến mất trong thời AI

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang đảm nhận nhiều quy trình hành chính tại các doanh nghiệp, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ từ hàng chục ngày xuống còn vài phút.

Hai năm trước, một công ty bảo hiểm lớn tại Hy Lạp mất trung bình 14 ngày để xử lý một hồ sơ bồi thường sức khỏe. Nhân viên phải đối chiếu thủ công y bạ, kết quả xét nghiệm, hóa đơn và hợp đồng trước khi duyệt chi. Hiện tại, công nghệ rút ngắn quá trình này xuống còn khoảng một phút, giúp khách hàng nhận tiền ngay ngày hôm sau.

Sự thay đổi đến từ AI Flows – công cụ trí tuệ nhân tạo do Archeiothiki phát triển. Hệ thống xử lý 1.500 hồ sơ mỗi ngày bằng cách đọc tài liệu, trích xuất thông tin và đối chiếu với quy định bảo hiểm. Thay vì rà soát xác suất, AI kiểm tra toàn bộ 100% hồ sơ, giúp phát hiện các điểm gian lận mà con người dễ bỏ sót.

Trong lĩnh vực ngân hàng, AI đang được dùng để đánh giá tiêu chí ESG (môi trường, xã hội và quản trị) của các doanh nghiệp vay vốn. Để trả lời bộ 300 câu hỏi thẩm định, nhân sự từng mất khoảng 16 giờ tìm kiếm dữ liệu trong các báo cáo dài hàng trăm trang.

Giờ đây, trí tuệ nhân tạo quét các báo cáo dài 400-500 trang, xác định thông tin liên quan và hoàn thiện dữ liệu trong vài phút. Kết quả đánh giá này là cơ sở để ngân hàng quyết định mức lãi suất cho vay.

Archeiothiki đang áp dụng mô hình này cho khoảng 100 quy trình của 10 khách hàng lớn, chủ yếu thuộc khối ngân hàng, bảo hiểm và y tế.

Thế hệ AI mới đang đe dọa trực tiếp nhóm nhân sự hành chính truyền thống. Báo cáo của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) và NASK công bố tháng 5/2025 chỉ ra, văn thư và hành chính là nhóm chịu tác động lớn nhất từ AI tạo sinh. Các vị trí có nguy cơ cao bao gồm nhân viên nhập liệu, kế toán, thủ quỹ và thư ký. Tại các nền kinh tế phát triển, khoảng một phần ba việc làm hiện nay bị ảnh hưởng bởi công nghệ này.

Báo cáo của Ủy ban châu Âu (10/2025) cho thấy 30% người lao động tại EU đang dùng AI trong công việc, tỷ lệ cao nhất tập trung ở khối văn phòng. Sự dịch chuyển này tác động mạnh đến lao động nữ. Nghiên cứu của ILO chỉ ra các ngành nghề do phụ nữ chiếm đa số có nguy cơ bị AI thay thế lên tới 29%, trong khi ở nam giới là 16%. Nguyên nhân do nữ giới tập trung nhiều ở các vị trí hỗ trợ và văn thư.

Tuy nhiên, tự động hóa không chỉ để cắt giảm nhân sự. Công nghệ giúp doanh nghiệp giải quyết các khối lượng công việc tồn đọng quy mô lớn. Một khách hàng của Archeiothiki từng phải dùng 50 nhân sự nhưng vẫn để tồn đọng hồ sơ kéo dài cả năm, nay đã giải quyết dứt điểm nhờ AI rà soát toàn bộ dữ liệu.

Theo đánh giá của ILO, rất ít nghề nghiệp có 100% đầu việc bị tự động hóa hoàn toàn. Tác động của trí tuệ nhân tạo hiện nay chủ yếu làm thay đổi tính chất công việc thay vì thay thế hoàn toàn con người.

Minh Phương (Theo Euronews)